Necesidad

El área de Customer Services tenía la labor de ingresar en el sistema SAP una serie de pedidos, como son:

  • Pedidos de exportación desde Chile, Brasil y Argentina.
  • Pedidos de ventas local.
  • Ingresar Claims
  • Modificar documentos de venta ya creados
  • Ingreso de los rebates y comisiones en SAP

Para ello, utilizaban un sistema hecho a medida llamado MadMax, el cual tenía algunas falencias que hacía que su administración no fuese del todo lo fluida que se esperaba, tampoco permitía una autogestión de los asistentes y no entregaba un status general de los pedidos o carga de trabajo de los asistentes en tiempo real.

Solución

Se creó y configuró un sistema de recepción y procesamiento de emails y un enrutamiento de Correos para recibir correos electrónicos de la casilla que definió el cliente.

Automáticamente Dynamics revisa el remitente, el email, y si éste no está creado como Contacto en Dynamics se crea un registro de tipo Contacto, el que tiene como único dato su correo electrónico.

Se configuró un workflow para crear un registro de Caso por cada correo electrónico que se recibiese.

Así el Asistente puede revisar siempre a partir del Caso el correo electrónico que lo originó. Además, puede en caso de que lo necesite, interactuar mediante email con el Mandante utilizando la misma plataforma, de modo que toda la historia quede referenciada en el Caso.